Quy trình đối soát hàng hoàn: Kết hợp video đóng hàng và video khui hàng trả để không mất tiền oan

Mở kiện hàng hoàn trả từ khách, thấy bên trong trống rỗng hoặc là một sản phẩm cũ nát không phải của mình – đây là kịch bản "ác mộng" mà bất kỳ chủ shop e-commerce nào cũng từng trải qua. Đau lòng hơn cả việc mất hàng là cảm giác bất lực khi khiếu nại lên sàn hay đơn vị vận chuyển nhưng bị từ chối chỉ vì: Thiếu bằng chứng.

Chỉ quay video đóng hàng là chưa đủ

Video đóng hàng là lớp giáp bảo vệ đầu tiên, chứng minh bạn đã làm đúng: đủ số lượng, đúng mẫu mã và hàng nguyên vẹn khi rời kho.

Quy trình đối soát 2 chiều: Rõ ràng để đỡ phải tranh cãi

Để bảo vệ túi tiền, bạn cần một quy trình đối soát hàng hoàn khép kín, nơi mọi bằng chứng đều có thể truy xuất và đối chiếu ngay lập tức.

1. Bước 1: Lưu video đóng hàng chuẩn chỉnh theo mã vận đơn

   Đừng quay cho có, video phải thấy rõ mã vận đơn trên nhãn, tình trạng sản phẩm và quá trình niêm phong kiện hàng. Đây là căn cứ để xác nhận "gốc" của đơn hàng.

2. Bước 2: Quay video ngay khi nhận hàng hoàn

   Ngay từ lúc shipper bàn giao, hãy quay lại tình trạng kiện hàng còn nguyên tem, chưa có dấu hiệu bị rạch hay dán đè. Nhiều shop thường chủ quan đợi đến lúc vào kho mới mở, điều này làm giảm đáng kể tính thuyết phục của bằng chứng.

3. Bước 3: Ghi hình liên tục quá trình khui hàng

   Tuyệt đối không cắt ghép hay chỉnh sửa. Mọi chi tiết từ việc mở băng keo đến lúc nhấc sản phẩm ra khỏi hộp phải nằm trọn trong một khung hình để tăng độ tin cậy tuyệt đối khi cần đối soát.

4. Bước 4: Đối chiếu 2 chiều

   Điểm "ăn tiền" nhất nằm ở đây. Khi đặt video đóng hàng cạnh video khui hàng hoàn, mọi sự sai lệch về trọng lượng, bao bì hay chủng loại sản phẩm sẽ hiện ra ngay lập tức. Bạn dễ dàng xác định lỗi nằm ở khâu vận chuyển, lỗi do khách tráo hàng hay thực sự là sơ suất từ phía nhân viên kho của mình.

Vì sao video của bạn bị sàn 'từ chối' khi đối soát hàng hoàn?

Thực tế, không ít shop rất chăm chỉ quay video nhưng vẫn mất tiền oan vì rơi vào các lỗi sau:

• Video mờ, không thấy rõ mã đơn hoặc chi tiết sản phẩm.
• Lưu trữ lộn xộn, đến lúc cần đối soát thì tìm mãi không thấy clip đâu giữa hàng nghìn file.
• Chỉ quay lúc đóng, không quay lúc nhận hoàn, dẫn đến bằng chứng bị đứt đoạn.

Để không còn mất tiền oan

Làm shop online, sợ nhất là hàng đi thì mới nhưng hàng về thì "nát", mà cay nhất là biết rõ mình đúng nhưng lại chẳng có bằng chứng gì để nói chuyện với sàn hay đơn vị vận chuyển. Mất hàng, mất tiền đã xót, nhưng mất niềm tin vào quy trình vận hành còn mệt mỏi hơn.

Có thể bạn quan tâm: 

• Camsight cập nhật tính năng quét đơn hoàn: Cách thực hiện và quản lý dữ liệu.

• Tối ưu quy trình đóng gói: Tự động quét mã đơn qua Camsight.

• Phần mềm quay đóng hàng Camsight: Giải pháp đóng gói tiết kiệm chi phí cho kho hàng của bạn.

Câu hỏi thường gặp về quy trình đối soát hàng hoàn