Bao nhiêu đơn mỗi ngày thì nên bắt đầu dùng phần mềm quay đóng hàng?
1. Không phải cứ nhiều đơn hàng mới cần phần mềm
Nhiều người nghĩ vài trăm đơn mới cần phần mềm, ít đơn thì dùng điện thoại là đủ. Thực tế, việc này tùy thuộc vào nhu cầu vận hành của từng shop chứ không chỉ nhìn vào số lượng đơn.
Bạn chỉ cần cân nhắc dựa trên thực tế: mình có mất nhiều thời gian tìm video khi xảy ra sự cố không, quy trình hiện tại có bị rối và shop có hay gặp khiếu nại không. Nếu bạn thấy việc quản lý thủ công vẫn ổn định và không tốn quá nhiều công sức, thì chưa cần phải thay đổi. Ngược lại, khi những việc này bắt đầu làm bạn mất quá nhiều thời gian hằng ngày, thì một phần mềm chuyên dụng sẽ là giải pháp hỗ trợ bạn rất nhiều đấy.
2. Dưới 10 đơn mỗi ngày: Điện thoại vẫn có thể đáp ứng
Nếu shop của bạn đang ở giai đoạn khởi đầu với lượng đơn hàng dưới 10 đơn một ngày, việc tự tay đóng gói và quản lý mọi thứ nhìn chung vẫn nằm trong tầm kiểm soát. Ở mức độ này, lượng video sinh ra rất ít, bạn dễ dàng nhớ được khoảng thời gian mình đóng gói và do chưa có nhân viên phụ trách nên mọi thao tác đều do bạn tự nắm rõ.
Vì vậy, việc quay bằng điện thoại ở giai đoạn này vẫn khá ổn và đáp ứng được nhu cầu thực tế. Tuy nhiên, để việc quay bằng điện thoại đạt hiệu quả cao nhất và tránh rủi ro khi đối soát, bạn nên lưu ý một số điểm:
3. Từ 10–30 đơn mỗi ngày: Bắt đầu xuất hiện dấu hiệu “mệt”
Khi lượng đơn tăng lên mốc này, khâu quản lý video bắt đầu có sự phân hóa rõ rệt:
Dưới 15 đơn/ngày: Bạn vẫn xoay sở thủ công được bằng điện thoại hoặc dùng camera + thẻ nhớ để quay đóng hàng. Tuy nhiên, dù dùng cách nào thì khi có khiếu nại, bạn vẫn phải chấp nhận mất thời gian ngồi tự tìm lại clip.
Lưu ý: Camera bắt buộc phải quay rõ được mã vận đơn và toàn cảnh bàn đóng hàng để video có giá trị đối soát.Từ 15 đến 30 đơn/ngày: Rắc rối bắt đầu lộ diện khi đơn dồn dập dễ gây quên quay, bộ nhớ nhanh đầy và việc lục tìm clip cũ rất tốn thời gian do không nhớ chính xác khung giờ đóng của từng đơn.
Thực tế từ mốc 20 đơn trở lên, việc ngồi tua camera hằng ngày đã bắt đầu trở nên rất cực và ngốn thời gian. Do đó, việc chuyển sang dùng phần mềm quay đóng hàng ở giai đoạn này là lựa chọn rất đáng cân nhắc để giải phóng công sức. Tuy nhiên, nếu bạn thấy cách làm thủ công hiện tại vẫn nằm trong tầm kiểm soát và chưa ảnh hưởng gì đến vận hành thì cứ duy trì như cũ.
4. Từ 30–100 đơn mỗi ngày: Đây là lúc nhiều shop chuyển sang phần mềm
Khi chạm ngưỡng 30 đến 100 đơn hàng mỗi ngày, áp lực vận hành đè nặng lên khu vực đóng hàng. Số lượng video tăng nhanh một cách chóng mặt khiến việc tua camera thủ công trở thành một cực hình và quá tốn thời gian.
Lúc này, hầu hết các shop đều đã thuê nhân viên phụ đóng hàng, dẫn đến việc bạn không thể kiểm soát quy trình đóng gói bằng các phương pháp thủ công được nữa. Đây chính là thời điểm phần mềm quay đóng hàng bắt đầu phát huy giá trị một cách rõ rệt.
4.1 Tìm video theo mã đơn nhanh hơn
Thay vì phải cố nhớ xem đơn hàng đó được đóng vào khung giờ nào rồi ngồi tua từng đoạn timeline trên camera, bạn không cần phải làm những việc thủ công đó nữa. Phần mềm cho phép bạn chỉ cần nhập mã đơn hàng vào ô tìm kiếm, video tương ứng sẽ ngay lập tức hiện ra giúp bạn kiểm tra thông tin trong vài giây.
4.2 Giảm thao tác quản lý video
Mọi công đoạn hậu kỳ phiền toái trước đây đều được tự động hóa hoàn toàn. Bạn không còn phải tốn thời gian ngồi đổi tên từng file video, không cần tự tay phân loại clip vào các thư mục hay cắm dây cáp để copy video thủ công từ điện thoại sang máy tính nữa. Phần mềm quay đóng hàng sẽ tự động lo liệu toàn bộ kho dữ liệu này.
4.3 Quy trình ổn định hơn khi có nhân viên
Khi có nhiều nhân sự cùng tham gia vào khâu đóng gói, thao tác của mỗi người chắc chắn sẽ có sự lệch nhau, người làm kỹ, người làm ẩu, thậm chí là dễ quên quay video do áp lực tiến độ. Khi đưa phần mềm vào vận hành, mọi nhân viên đều phải tuân thủ theo một quy trình chuẩn hóa có sẵn, giúp việc đóng gói trở nên đồng đều và dễ kiểm soát hơn rất nhiều.
5. Dấu hiệu quan trọng hơn số lượng đơn
Thay vì cứ chăm chăm nhìn vào con số xem shop mình đã đạt được bao nhiêu đơn để quyết định thay đổi, có những dấu hiệu thực tế tại kho hàng đáng để bạn lưu tâm hơn nhiều. Bạn hãy thử tự trả lời những câu hỏi dưới đây để biết shop mình đã thực sự cần đến công nghệ chưa:
- Shop của bạn có đang gặp phải tình trạng nhiều khách báo khiếu nại không?
- Bạn có đang mất quá nhiều thời gian chỉ để tìm một video khi khách báo thiếu hàng không?
- Bạn có thường xuyên phải ngồi tua camera để xem lại nhân viên đóng gói thế nào không?
- Kho dữ liệu clip của bạn có bắt đầu rơi vào tình trạng lộn xộn, khó quản lý không?
- Bạn có cảm thấy áp lực và mệt mỏi mỗi khi có ca khiếu nại phát sinh từ phía khách hàng không?
Nếu câu trả lời cho những câu hỏi trên đa số là “có”, thì đó là minh chứng rõ ràng cho thấy shop của bạn đã đến lúc cần một quy trình chuyên nghiệp hơn, bất kể lượng đơn hiện tại là bao nhiêu.
6. Điều nhiều shop nhận ra sau khi dùng phần mềm
Sau một thời gian chuyển đổi sang sử dụng phần mềm quay đóng hàngchuyên dụng, nhiều chủ shop mới vỡ lẽ ra một thực tế. Thứ mà phần mềm giúp họ tiết kiệm được nhiều nhất không phải là công sức đóng một gói hàng, mà chính là thời gian đối soát, thời gian tìm kiếm video và thời gian xử lý các ca khiếu nại hằng ngày.
Sự chênh lệch về hiệu quả này càng thể hiện rõ rệt khi lượng đơn hàng của shop tiếp tục tăng dần theo thời gian.
7. Kết luận
Tóm lại, không có một con số cố định nào áp dụng chung cho mọi shop online. Tuy nhiên, khi việc quản lý và tìm kiếm video bắt đầu gây mất thời gian và cản trở công việc kinh doanh của bạn, đó thường là dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy shop nên thay đổi quy trình. Thông thường, mốc 30 đơn hàng mỗi ngày trở lên là thời điểm thích hợp nhất để các shop bắt đầu tìm hiểu và áp dụng phần mềm, đặc biệt là khi kho bắt đầu có nhân viên vận hành.
Nếu shop của bạn đang chạm ngưỡng này và bắt đầu cảm thấy "đuối" vì cảnh lội ngược dòng tua camera tìm clip hằng ngày, hãy tham khảo thử phần mềm quay đóng hàng Camsight của mình nhé. Đừng ngần ngại nhắn ngay cho mình để cùng ngồi lại thiết lập một quy trình đóng gói tự động, giúp bạn giữ trọn vẹn quỹ thời gian để tập trung bùng nổ doanh số!
Liên hệ Hotline/Zalo: 0867834822.
Các bài viết liên quan đến phần mềm quay đóng hàng:
- Dùng phần mềm quay đóng hàng có giúp shop tiết kiệm thời gian không? Giải đáp thắc mắc.
- 7 tiêu chí khi chọn phần mềm quay đóng hàng chủ shop nên biết.
- Các dấu hiệu cho thấy shop bạn đã cần phần mềm quay đóng hàng.
Tin khuyến mãi:
Câu hỏi thường gặp về phần mềm quay đóng hàng
Khi nào thì shop nên bắt đầu dùng phần mềm quay đóng hàng?
Không có một con số cố định nào áp dụng chung cho mọi shop online. Tuy nhiên, khi việc quản lý và tìm kiếm video bắt đầu gây mất thời gian, cản trở công việc kinh doanh hoặc bạn thường xuyên gặp khiếu nại từ khách hàng, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn nên thay đổi quy trình. Thông thường, mốc 30 đơn hàng mỗi ngày trở lên là thời điểm thích hợp nhất.
Nếu chỉ có dưới 10 đơn mỗi ngày, có cần phần mềm quay đóng hàng không?
Với dưới 10 đơn hàng mỗi ngày, việc quay bằng điện thoại và quản lý thủ công vẫn có thể đáp ứng được nhu cầu thực tế. Tuy nhiên, bạn cần cố định điện thoại, đảm bảo quay rõ mã vận đơn và tạo thói quen lưu trữ video có tổ chức, chia theo ngày để dễ dàng đối soát khi cần.
Tại sao lại cần phần mềm khi có từ 30 đơn trở lên?
Khi đạt từ 30 đơn hàng trở lên, số lượng video tăng nhanh chóng, việc tua camera thủ công trở nên rất tốn thời gian và áp lực. Phần mềm giúp tìm kiếm video theo mã đơn nhanh chóng, giảm thao tác quản lý video thủ công và chuẩn hóa quy trình đóng gói khi có nhiều nhân viên tham gia, từ đó giảm thiểu sai sót và khiếu nại.
Phần mềm quay đóng hàng giúp tiết kiệm điều gì nhất cho chủ shop?
Nhiều chủ shop nhận ra rằng phần mềm không chỉ giúp tiết kiệm công sức đóng gói từng gói hàng, mà quan trọng hơn là tiết kiệm thời gian đối soát, thời gian tìm kiếm video và thời gian xử lý các ca khiếu nại hằng ngày. Hiệu quả này càng rõ rệt khi lượng đơn hàng tăng lên.
Ngoài số lượng đơn, có dấu hiệu nào khác cho thấy shop cần phần mềm quay đóng hàng?
Có nhiều dấu hiệu thực tế như: shop thường xuyên gặp khiếu nại từ khách hàng, mất quá nhiều thời gian để tìm video khiếu nại, kho dữ liệu video lộn xộn khó quản lý, hoặc bạn cảm thấy áp lực, mệt mỏi mỗi khi có khiếu nại phát sinh. Nếu câu trả lời đa số là “có”, thì đã đến lúc cần một quy trình chuyên nghiệp hơn, bất kể lượng đơn hàng hiện tại là bao nhiêu.
Bình luận bài viết